La période des fêtes de fin d’année approche, et avec elle la tradition du Secret Santa. Que ce soit pour renforcer les liens entre collègues ou simplement passer un bon moment, fêter Noel en entreprise est l’occasion idéale pour partager un peu de bonne humeur et faire preuve de générosité tout en renforçant la cohésion avec les équipes ! Comment effectuer le tirage au sort en ligne avec ses collègues ? Comment organiser cet événement quand tout le monde travaille à distance.
L’organisation du Secret Santa : étape par étape
Pour mener à bien cette mission festive, voici les différentes étapes à suivre :
Déterminer la date et le lieu : commencez par choisir une date et un lieu pour l’échange des cadeaux. Pensez à vérifier auprès de votre entreprise si celle-ci mettra à disposition un espace dédié à l’événement.
Communiquer auprès des participants : informez tous les employés concernés et invitez-les à participer ! La communication peut se faire par mail, notes de service ou lors de réunions d’équipe. Veillez à donner toutes les informations pratiques comme la date limite pour acheter le cadeau ou le budget maximum à respecter.
Créer un groupe privatif en ligne : vous pouvez utiliser n’importe quelle plateforme pour créer un groupe dédié à l’événement. Cela permettra à tous les participants d’avoir accès aux informations et de poser des questions.
Effectuer le tirage au sort : découvrez comment réussir cette étape cruciale dans la section suivante, soit en ligne, soit en papier ! Pas de bol si vous tombez sur un collègue que vous n’aimez pas ou que vous n’avez pas d’idée de cadeau pour votre patron ! C’est le jeu !
Organiser l’arrivée des cadeaux : pour les employés à distance, il faudra prévoir un système de réception ou d’envoi des cadeaux pour qu’ils arrivent à temps pour l’échange. Plusieurs solutions sont possibles, notamment l’utilisation de services de livraison en ligne ou la désignation d’un coordinateur local. On en parle plus bas !
Le jour J – l’échange des cadeaux : assurez-vous que tout se passe bien lors de l’événement principal. Veillez à ce que tout le monde reçoive son cadeau et profitez-en pour animer la soirée avec des anecdotes rigolotes ou des jeux d’équipe.
Comment faire le tirage au sort du Secret Santa en ligne ?
Le tirage au sort est l’une des étapes clefs de votre événement. Il doit être réalisé de manière équitable et impartiale pour éviter toute déception et garantir la surprise. Voici donc quelques conseils et outils pour vous aider :
Trouver un site ou une application dédiée
De nombreux sites et applications existent pour vous simplifier la tâche. En voici quelques exemples :
- Elfster : c’est probablement l’une des plateformes les plus populaires pour organiser un Secret Santa. Vous pouvez y créer un événement, inviter vos collègues et automatiser le tirage au sort. La plateforme propore également des listes de cadeaux pour faciliter la recherche d’idées.
- Secret Santa Organizer : cette application en ligne vous permet de créer un groupe, d’inviter les participants et de réaliser le tirage au sort automatiquement. Chaque participant reçoit ensuite un e-mail avec le nom de la personne qu’il doit gâter.
- DrawNames : comme les précédentes, cette application web vous aidera à organiser facilement un Secret Santa. Créez simplement un groupe, invitez les personnes concernées et laissez l’application faire tout le travail à votre place !
La procédure à suivre
Pour utiliser ces outils, voici généralement les étapes à suivre :
- Inscrivez-vous sur la plateforme choisie.
- Créez un événement ou un groupe « Secret Santa ».
- Ajoutez les informations pratiques (budget, date limite pour acheter le cadeau, etc.).
- Invitez les participants via leur adresse e-mail.
- Lancez le tirage au sort. Le site s’occupera du reste et informera chaque participant de la personne qu’il doit gâter.
Gérer les défis posés par le télétravail
Dans un contexte où le télétravail se généralise de plus en plus, il est crucial de s’adapter et d’organiser l’événement de manière à inclure tous les employés, même ceux qui travaillent à distance. Voici quelques idées pour réussir votre Secret Santa avec des collègues distants :
Utiliser un service de livraison
Pour faciliter la réception des cadeaux, vous pouvez passer par une plateforme d’envoi de colis ou choisir un cadeau dont le site marchand propose la livraison directe chez le destinataire.
Anticiper les délais de livraison
N’oubliez pas que les délais de livraison peuvent être plus longs en cette période de fêtes. Prévoyez donc un peu de marge lors de la détermination de la date limite d’achat et d’envoi du cadeau.
Animer un événement virtuel
Pour partager ensemble ces moments conviviaux, pourquoi ne pas organiser un événement virtuel ? Utilisez des outils de vidéoconférence et organisez l’échange des cadeaux en ligne. Vous pouvez également mettre en place des animations spéciales, comme des quiz ou des jeux festifs, pour encourager les interactions entre les participants.
Attention, Noel est une période où on reçoit le plus de colis, il va falloir demander à la personne qui vous envoie un cadeau de rester anonyme pour garder la surprise mais aussi de mettre une marque sur le colis pour ne pas que vous soyez tenté de l’ouvrir avant par erreur ! Par exemple en ajoutant Secret Santa entre parenthèse dans l’adresse ou derrière votre nom et prénom !